در این دنیای دیجیتال که هر کسب و کاری به دنبال راهی برای غلبه بر چالش های ناشی از همه گیری COVID-19 است، امکان همکاری مجازی به هدف اصلی تمام کسب و کارها تبدیل شده است. امروزه تمام شرکت ها ایده “نیروی کار از راه دور” را قبول می‌کنند و در تلاشند تا ابزارهای مناسب را برای شروع تحول دیجیتالی خود پیدا کنند. نرم افزار Microsoft Teams خود را به عنوان یک رابط شایسته برای این نوع مشاغل اثبات کرده است. مشاغل از هر اندازه و اعتباری اکنون از مایکروسافت تیمز استفاده می‌کنند تا به آنها در به حداکثر رساندن “همکاری آنلاین” بین کارمندان کمک کند.
برای بیش از 145 میلیون نفر در سراسر جهان، مایکروسافت تیمز گزینه ای بهتر برای بهبود همکاری است. این پلتفرم، ابزارهای ارتباطی خوبی را گردهم آورده و فضای مشترکی را فراهم می‌کند که در آن گروه هایی از کاربران می‌توانند در پروژه های مختلف همکاری کنند. درست است که این نرم افزار برای هر کسب و کاری در هر شکل و اندازه ای ارزش انکار ناپذیری دارد اما مهم است بدانیم که Microsoft Teams یک راه حل plug-and-play نیست.
به این معنا که می‌توانید بلافاصله و به راحتی از برخی امکانات آن استفاده کنید. اما، اگر می‌خواهید از پتانسیل کامل آن بهرمند شوید و با موفقیت آن را در تجارت خود بکار بگیرید تا در واقع کارایی شما را افزایش دهد، باید تنظیماتی را در ساختار سازمانی و سبک کار خود ایجاد کنید.
Microsoft Teams عنصر اصلی تحول دیجیتالی
مایکروسافت تیمز جایگزینی برای ایمیل نیست! بلکه خودش ابزار ارتباط داخلی و مستقلی محسوب می‌شود؛ مشاغلی که از این پلتفرم به عنوان ایمیل استفاده می‌کنند، معمولاً مشاغلی هستند که نمی‌توانند از تمام پتانسیل مایکروسافت تیمز بهرمند شوند و به درستی سبک کاری جدید و از راه دور را به سازمان خود معرفی کنند. Microsoft teams یک پلتفرم همکاری قوی است که چت، صدا، ویدئو و به اشتراک گذاری فایل را پوشش می‌دهد. درنتیجه این برنامه، خیلی بیشتر از یک اپلیکیشن چت محسوب می‌شود. این پلتفرم امتیازات قابل توجهی را برای بهبود همکاری، کار گروهی و بهره وری در مجموعه ابزار جهانی Office 365 ارائه می‌دهد.
می‌توانید فراتر از عملکردهای اصلی فکر کنید
با Microsoft teams و Office 365، هر آنچه را که برای تأمین نیازهای انواع مختلف نیروی کار خود لازم دارید در اختیارتان می‌گذارد. مایکروسافت تیمز یک راه حل سریع و ساده با حداقل هزینه سربار است. این برنامه با تمام برنامه هایی که کارمندان شما از بدو بدست آوردن اولین رایانه خود (Word ، Excel PowerPoint ، OneNote ، SharePoint و غیره) استفاده می کنند، ادغام می شود.
علاوه بر این، به کاربران امکان شخصی سازی فضاهای کاری با زبانه ها، اتصال دهنده ها و ربات ها را نیز می‌دهد. Microsoft teams فضای زیادی برای ساخت برنامه های مختلف و سفارشی فراهم می کند و به همه سازمانها این امکان را می‌دهد تا راه حل های خارج از چهارچوبی را با عملکردهای بالا برای حمایت از تیمز بسازند.
در بسیاری از شرکت های خارج از کشور، Microsoft teams تجربه جلسات مدرن را فراهم می‌کند زیرا قبل از جلسه به کارمندان امکان بازبینی مکالمات و یادداشت ها را می‌دهد و همچنین در طول یک جلسه، کارمندان می‌توانند محتوا را به اشتراک بگذارند و از کنفرانس صوتی و فیلم استفاده کنند. مایکروسافت تیمز از قابلیت های جلسه خصوصی و گروهی، قابلیت زمان بندی و تقویم رایگان پشتیبانی می‌کند.
و از دیدگاه امنیت (که همیشه یک عامل بزرگ به ویژه در شرکت های سطح سازمانی است) نیز Microsoft Teams یک رهبر مطلق در این زمینه است. این پلتفرم با درجه امنیتی سازمانی همراه با مرکز امنیت و انطباق Office 365 و Azure Active Directory همراه است. و این دقیقا مطابق با خواسته مشتریانی است که بدنبال راه حل های مدیریتی هستند که به آنها امکان کنترل کامل دسترسی و استفاده از داده ها و محیط را می دهد.
ارتقا سطح همکاری بین کاربران خود
برای بالا بردن بهره وری کارکنان و سرعت ارتباطات، مشاغل قبل از اینکه Microsoft teams را در کل شرکت استفاده کنند و شروع به وادار کردن کارمندان به نحوه استفاده بهینه از این نرم افزار داشته باشند، به یک استراتژی نیاز دارند.
برای معرفی عناصر و پروتکل های جدید شرکت خود که باعث بهبود همکاری شما و مشتریانتان می شود، ابتدا باید:
- یک دید قوی ایجاد کنید
- نتیجه مطلوب و قابل اندازه گیری را تصور کنید
- طرحی را تصور کنید که پرونده های مربوط به هر یک از کارمندان در شرکت شما را پوشش می دهد.
حمایت گسترده از کارمندانتان عامل اساسی در اینجا است. بیشترین قسمت از فرآیند مدیریت تغییر در حول تأمین نیازهای هر کارمند است، بدین معنی که شما نیاز به ساختن ابزارهایی برای ایجاد انگیزه و پشتیبانی دارید. برای همراه کردن کارمندان با تغییر، ابتدا باید دلیل وقوع تغییر را توضیح دهید. دوم، آنها باید احساس کنند که مهارت ها و منابع مورد نظر را برای تغییر موفقیت آمیز و یافتن هدف خود در سیستم جدید دارند.
سوم ، شما باید آموزش دهید. اگر می خواهید کارمندان شما از این تغییر حمایت کنند، آنها باید بفهمند که پلتفرم چگونه به سیستم کمک می‌کند. آنها باید بفهمند که چگونه یک تیم را در Microsoft teams گردهم آورند و کار با سرعت بالا را شروع کنند. کارمندان و مدیریت شما به قوانین اساسی مانند دسترسی و طریقه نامگذاری تیم و نحوه گپ زدن در هر کانال تیمی نیاز دارند.
بهره گیری از عملکردهای اصلی نرم افزار
در صورت حضور گسترده مایکروسافت تیمز در سراسر شرکت شما، موانع پذیرش تغییرات کمتر تنش زا هستند زیرا بخشی از این تغییر برای افراد آشنا به نظر می رسد. Microsoft teams با ربط دادن بسیاری از ابزارهای Microsoft 365 به هم در یک مکان متمرکز از قابلیت هایی استفاده می‌کند که به کسب وکارها کمک می‌رساند تا بهتر کار کنند. بیشتر ابزارهای مجموعه برای کارمندان شما آشنا است و موانع زیادی برای عادت دادن آنها به این پلتفرم و سیستم جدید در شرکت وجود ندارد.
علاوه بر این، بسته Office 365 فضایی را برای توسعه، ساخت، تجزیه و تحلیل و اتوماسیون فرآیندهای تجاری فراهم می‌کند که عامل اصلی برای ساده سازی جریان کار و افزایش کارایی است. با استفاده از قابلیت های سلف سرویس در Microsoft 365، کارمندان شما می‌توانند منابع و ابزارهای مورد نیاز خودشان را ایجاد کنند.
بهترین برنامه برای بهبود ساختارهمکاری
تمام این مزایا به کنار، آنچه فروش Microsoft teams را بهبود بخشیده است توانایی آن در اطلاع رسانی به افراد است. این یک نکته مهم است که متاسفانه بسیاری از شرکت ها آن را حذف کرده اند.
بخش Bulletins در مایکروسافت تیمز مدیران را قادر می سازد تا یادداشت ها، اطلاعیه ها و سایر اخبار شرکت ، از جمله تصاویر و فیلم ها را ارسال کنند. این برنامه برای دستگاه های تلفن همراه بهینه شده است، بنابراین کارمندان هرگز هشدارها یا به روزرسانی های مهم را از دست نمی دهند.
برنامه Milestones گزینه ای عالی برای ارتقا همکاری متقابل عملکردی و مدیریت پروژه به سطح دیگری است که به عنوان محلی برای برنامه ریزی، ردیابی، به روزرسانی و به اشتراک گذاری پیشرفت کارها و پروژه های خاص پیش بینی شده است. کاربران می توانند وظایف مالکان و وضعیت را ردیابی کنند یا بروزرسانی ها را در گزارش فعالیت مشاهده کنند.